Relancer un email en anglais peut être délicat, surtout lorsque vous souhaitez maintenir un ton professionnel tout en s’assurant que votre message soit bien reçu et traité. Dans cet article, nous explorerons différentes stratégies pour rédiger une relance percutante, les expressions appropriées à utiliser, et les bonnes pratiques pour maximiser vos chances d’obtenir une réponse.
L’importance des civilités dans la relance de mail
Lorsque vous envoyez une relance, le choix des civilités est crucial pour commencer sur une bonne note. En fonction du contexte et de la relation que vous entretenez avec le destinataire, les salutations peuvent varier.
Savoir choisir les salutations appropriées
Les salutations doivent être adaptées au niveau de formalité requis par la situation. Voici quelques exemples pour différents contextes :
- Semi-formel : Hi [Nom],
- Très formel : Dear Mr./Ms. [Nom],
- Informel : Hello [Prénom],
En Amérique du Nord, « Hi » ou « Hey » sont courants pour des communications moins formelles, tandis que « Dear » reste un classique pour des échanges plus professionnels.
Pour améliorer votre écriture, vous pouvez utiliser un correcteur d’orthographe en anglais en ligne MerciApp avant d’envoyer votre message.
Structurer son mail de relance
La structure de votre email joue un rôle clé dans l’efficacité de votre communication. Une bonne structure permet de capter rapidement l’attention du lecteur et de véhiculer votre message de manière claire.
Objet du mail : Comment attirer l’attention
L’objet de votre mail doit être concis et pertinent. Voici quelques exemples d’objets pour un mail de relance efficace :
- Following up on our previous conversation
- Quick question about [Sujet]
- Gentle reminder regarding [Projet/Échéance]
Le corps du mail : Aller droit au but
Une fois les salutations faites et l’objet accrocheur rédigé, il est temps de passer au contenu principal du mail. Le but est de rappeler au destinataire l’objet initial de votre premier message, tout en recontextualisant si nécessaire : « I hope this email finds you well. I am following up on my previous email sent on [date] regarding [sujet]. I would appreciate an update on…»
Utiliser des expressions appropriées
Employez des expressions spécifiques pour rendre votre relance polie mais déterminée. Cela aide également à cadrer vos attentes sans paraître pressant ou impatient.
Expressions utiles pour demander une mise à jour
Voici quelques tournures de phrases efficaces :
- Could you please provide me with an update on…
- Just checking in to see if you had a chance to look at…
- I am looking forward to your response regarding…
Soigner la fin du mail
Concluez votre mail avec une phrase de clôture qui exprime clairement ce que vous attendez comme retour : « Thank you for your time and attention to this matter. I look forward to hearing from you soon. »
Quand envoyer une relance
Le timing de votre envoi joue un rôle décisif dans la réussite de votre relance. Ni trop tôt, ni trop tard, trouvez le bon équilibre pour éviter d’être perçu comme insistant ou désintéressé.
Délais standards pour une relance
Attendre quelques jours après l’envoi initial (généralement entre 3 et 7 jours) est recommandé. Adaptez selon l’urgence du sujet abordé et votre relation avec le destinataire.
